Microsoft 365 ersetzen ohne Datenschutzrisiko
Office-Programme für KMUs
Microsoft 365 läuft in den meisten KMUs, weil es halt läuft. Trotzdem prüfen immer mehr IT-Verantwortliche Alternativen.
Europäische Office-Suiten, die DSGVO-konform betrieben werden können und keine Abhängigkeit von US-Konzernen aufbauen. Wir vergleichen ONLYOFFICE, Collabora Online und openDesk, damit du weisst, welche Suite zu deinem Betrieb passt.
Warum jetzt wechseln?
Microsoft 365 ist in den meisten KMUs gesetzt. Es funktioniert, die Leute kennen es. Trotzdem schauen gerade viele IT-Verantwortliche nach Alternativen. Der Grund: Spätestens seit der Debatte um digitale Souveränität und dem Streit zwischen Bayern und Microsoft ist klar, dass Abhängigkeit von einem US-Anbieter ein Risiko ist. Europäische Datenschutzbehörden hinterfragen regelmässig, ob Microsoft 365 überhaupt DSGVO-konform betrieben werden kann. Und theoretisch können US-Behörden auf deine Unternehmensdaten zugreifen, auch wenn die Server in der EU stehen.
Die Kernfrage ist deshalb nicht nur "Welches Tool kann das Gleiche?", sondern auch: Wo liegen meine Daten, wer hat Zugriff, und was kostet mich der Wechsel wirklich? Denn klar, kein IT-Entscheider will eine Suite einführen, bei der bestehende Dokumente nicht mehr richtig funktionieren oder das ganze Team neu geschult werden muss.
Genau das schauen wir uns hier an. Du bekommst einen Vergleich von drei europäischen Office-Suiten: ONLYOFFICE, Collabora Online und openDesk. Keine Marketing-Versprechen, sondern ein ehrlicher Blick auf Funktionen, Kompatibilität und Datenschutz.
Worauf es beim Vergleich ankommt
Bevor wir die drei Suiten im Detail anschauen, lohnt sich ein Blick auf die Kriterien. Denn "Office-Alternative" heisst für jedes KMU etwas anderes. Für die meisten IT-Entscheider sind aber sechs Punkte entscheidend: Wie gut laufen bestehende Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien weiter? Wo liegen die Daten, und wer kann darauf zugreifen? Funktioniert Echtzeit-Kollaboration so, wie das Team es von Microsoft gewohnt ist? Und lassen sich die Daten für KI-Anwendungen nutzen, etwa über MCP oder eine API?
Dazu kommen zwei praktische Fragen, die im Alltag oft den Ausschlag geben. Erstens der Umstiegsaufwand: Wenn die Oberfläche komplett anders aussieht als Microsoft 365, brauchst du Schulungen für alle Mitarbeitenden. Das kostet Zeit und Geld. Zweitens das Hosting-Modell: Manche Lösungen gibt es nur als SaaS, andere kannst du selbst hosten oder über einen europäischen Hosting-Partner betreiben. Je nach Branche und Compliance-Anforderungen macht das einen grossen Unterschied.
Wir bewerten die drei Alternativen entlang genau dieser Kriterien. Kein Sieger, kein Ranking, sondern eine ehrliche Einordnung, damit du die richtige Entscheidung für dein Unternehmen treffen kannst.
ONLYOFFICE
ONLYOFFICE ist eine der bekanntesten europäischen Office-Suiten und deckt Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und PDF-Bearbeitung ab. Die Oberfläche orientiert sich stark an Microsoft 365, was den Umstieg für dein Team deutlich einfacher macht. Bestehende docx-, xlsx- und pptx-Dateien lassen sich direkt öffnen und bearbeiten, ohne dass Formatierungen verloren gehen. Bei der MS-Kompatibilität gehört ONLYOFFICE zu den besten Alternativen auf dem Markt.
Echtzeit-Kollaboration ist eingebaut: Mehrere Personen können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Dazu kommt eine KI-Integration, die direkt in den Editoren verfügbar ist. ONLYOFFICE ist ein EU-Anbieter und bietet zwei Hosting-Optionen: Du kannst die Cloud-Version nutzen oder die Suite selbst hosten. Bei Self-Hosting hast du die volle Kontrolle über deine Daten. Gäste und externe Nutzer lassen sich kostenlos einladen, was gerade bei der Zusammenarbeit mit Kunden oder Partnern praktisch ist.
- Sehr hohe Kompatibilität mit Microsoft-Formaten (docx, xlsx, pptx)
- EU-Anbieter mit Self-Hosting-Option für volle Datenhoheit
- Echtzeit-Kollaboration und integrierte KI-Funktionen
- Vertraute Oberfläche, minimaler Schulungsaufwand beim Umstieg
- Die kostenlose Community-Version hat eingeschränkte Admin- und Support-Optionen. Für professionellen Einsatz im KMU brauchst du eine kostenpflichtige Lizenz.
Collabora Online
Collabora Online basiert auf dem LibreOffice-Core und bringt Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen in den Browser. Die MS-Kompatibilität ist sehr hoch, weil LibreOffice seit Jahren an der Unterstützung von Microsoft-Formaten arbeitet. Bestehende Dokumente lassen sich in der Regel problemlos weiterbearbeiten. Echtzeit-Kollaboration funktioniert direkt im Browser, ohne dass du etwas installieren musst.
Das Besondere an Collabora: Es ist kein klassischer SaaS-Anbieter. Du kaufst die Software und entscheidest selbst, wo sie läuft. Die Open-Source-Edition (CODE) kannst du kostenlos selbst hosten. Für den professionellen Einsatz gibt es die Enterprise-Version mit Support. Alternativ betreibst du Collabora über einen europäischen Hosting-Partner wie Hetzner, IONOS oder Strato. Damit bleiben deine Daten garantiert in der EU, und du bist nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden.
Die Oberfläche sieht etwas anders aus als Microsoft 365. Sie orientiert sich am klassischen LibreOffice-Layout. Wer LibreOffice kennt, findet sich sofort zurecht. Für Teams, die nur Microsoft kennen, braucht es eine kurze Eingewöhnung.
- Sehr hohe MS-Kompatibilität dank LibreOffice-Core
- Maximale Flexibilität beim Hosting: selbst hosten, EU-Cloud-Partner oder Collabora Cloud
- Open Source, kein Vendor-Lock-in
- Echtzeit-Kollaboration direkt im Browser
- Die Oberfläche weicht deutlich von Microsoft 365 ab. Teams ohne LibreOffice-Erfahrung brauchen eine Einarbeitungsphase.
für Business
3 € / Benutzer
Testen
Kostenlose Version
openDesk
openDesk ist mehr als eine Office-Suite. Das Projekt wurde vom deutschen Bundesministerium des Innern gefördert und bündelt Open-Source-Werkzeuge zu einer kompletten Arbeitsumgebung: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, E-Mail, Kalender, Chat, Videokonferenz und Projektmanagement. Alles in einem Paket, alles Open Source. Wer Microsoft 365 komplett ersetzen will, nicht nur Word und Excel, findet hier den breitesten Funktionsumfang im Vergleich.
openDesk wurde für den öffentlichen Sektor entwickelt. Das hat Vorteile: Datensouveränität steht an erster Stelle, der Code ist offen und auditierbar, und die Suite erfüllt die Anforderungen deutscher Behörden an Sicherheit und Datenschutz. Für KMUs, denen Datenhoheit wichtiger ist als alles andere, ist das ein starkes Argument. EU-Anbieter, keine Abhängigkeit von US-Konzernen, volle Transparenz.
Der Haken: openDesk ist auf Behörden zugeschnitten, nicht auf KMUs. Es gibt kein einfaches SaaS-Angebot, bei dem du dich anmeldest und loslegst. Du brauchst entweder eigene Infrastruktur oder einen Enterprise-Anbieter, der das Hosting übernimmt. Der Setup-Aufwand ist deutlich höher als bei ONLYOFFICE oder Collabora.
- Komplette Arbeitsumgebung: Office, E-Mail, Chat, Videokonferenz und Projektmanagement in einem
- Höchste Datensouveränität, entwickelt nach deutschen Behördenstandards
- Vollständig Open Source und auditierbar
- EU-Anbieter, gefördert vom Bundesministerium des Innern
- Kein einfaches SaaS-Angebot für KMUs. Setup und Betrieb erfordern eigene IT-Ressourcen oder einen spezialisierten Hosting-Partner.
Welche Suite die richtige ist, hängt davon ab, was dir am wichtigsten ist. Wenn dein Team schnell umsteigen soll und du möglichst wenig Schulungsaufwand willst, ist ONLYOFFICE die naheliegendste Wahl. Die Oberfläche fühlt sich vertraut an, die MS-Kompatibilität ist stark, und du kannst sofort loslegen. Wenn du maximale Flexibilität beim Hosting brauchst und keinen Vendor-Lock-in willst, schau dir Collabora Online an. Du entscheidest, wo die Software läuft, und bist nicht an einen Anbieter gebunden. Wenn du Microsoft 365 komplett ersetzen willst, also auch E-Mail, Chat und Videokonferenz, und dein Unternehmen die IT-Ressourcen dafür hat, ist openDesk die umfassendste Lösung.
Alle drei Suiten lassen sich selbst hosten. Das ist besonders interessant, wenn du volle Kontrolle über deine Daten brauchst oder Lizenzkosten sparen willst. Selbst-Hosting bedeutet: Deine Dokumente verlassen nie deine eigene Infrastruktur, kein Drittanbieter hat Zugriff. Dafür brauchst du eigene Server oder einen Hosting-Partner, der die Wartung übernimmt. Bei Collabora und openDesk ist Self-Hosting der Standardweg. Bei ONLYOFFICE hast du zusätzlich die Option, einfach die Cloud-Version zu nutzen, falls du keinen eigenen Server betreiben willst.
Am Ende zählt nicht, welche Suite auf dem Papier am besten abschneidet, sondern welche in deinem Alltag funktioniert. Hol dir Offerten, teste die Oberflächen mit deinem Team, und entscheide auf Basis von echten Erfahrungen.
Offerten vergleichen, ohne selbst zu suchen
Sag uns, was du brauchst. Wir holen passende Angebote von europäischen Office-Anbietern für dich ein.