Process Mapping
Wo lohnt sich Automatisierung für mich?
In 90 Minuten hast du eine Prozesslandkarte mit zwei bis drei konkreten Schritten, wo du sinnvoll mit der Automatisierung starten kannst.
Nach diesem Workshop weisst du, wo dein Team jeden Tag Zeit verliert und welche Schritte sich für Automatisierung eignen. Ihr startet ohne Vorkenntnisse und braucht keine Software, nur einige Prozesse, die ihr genauer verstehen wollt.
Ihr erarbeitet an eigenen Beispielen, welche Aufgaben Routine sind, wo Fehler entstehen und wo Übergaben hängenbleiben. Am Ende hast du eine Prozesslandkarte mit zwei bis drei klaren Ansatzpunkten, die du selbst angehen oder mit unseren Expert:innen umsetzen kannst.
Lieferergebnis
Anhand der priorisierten Prozesslandkarte seht ihr zwei bis drei konkrete Prozessschritte, wo ihr mit Automatisierung starten könnt. Weiter habt ihr alle Schritte, Rollen und Übergaben dokumentiert und für jeden Kandidaten eine Einschätzung zu Aufwand und Hebel.
Vorbereitung
Entscheide vorab, wo der Fokus liegt. Skizziert ihr mehrere Prozesse aus grosser Flughöhe, oder konzentriert ihr euch auf einen Geschäftsbereich, zum Beispiel Marketing, Sales oder Support? Lade die Personen ein, die täglich in diesem Geschäftsbereich arbeiten, nicht nur ihre Vorgesetzten.
Bereite ein Whiteboard mit Sticky Notes vor oder öffne ein digitales Board wie Miro oder FigJam. Wenn du darauf den Fokus in zwei Sätzen festhältst, startet ihr direkt mit dem Erfassen ohne lange Diskussion.
Workshop
Prozesse sammeln(5 Minuten)
Jede Person schreibt Prozessnamen auf einzelne Sticky Notes, immer nur ein bis zwei Worte, keine Schritte. Ziel: fünf Prozesse pro Person. Typische Beispiele: „Rechnung erstellen“, „Eingang prüfen“, „Mahnung versenden“.
Nach 2 Minuten klebt ihr die Zettel gemeinsam auf das Whiteboard und gruppiert sie. Ist ein Prozess ein Unterprozess eines anderen, hängt er darunter. Kommt derselbe Prozess mehrfach vor, klebt ihr die Zettel übereinander.
Es ist kein Problem, wenn hier ein Prozess vergessen geht. Bei den Schritten vier und fünf wird das auffallen, und dann ergänzt ihr den Prozess dort.
Priorisieren(5 Minuten)
Besprecht kurz, wo ihr das grösste Potenzial seht, am meisten Zeit verbringt oder am häufigsten etwas schiefläuft. Nummeriert die Sticky Notes in der Reihenfolge, in der ihr die Prozesse angehen möchtet.
Beispiel: 1. Rechnung versenden, 2. Eingang prüfen, 3. Verbuchen. Mahnungen kommen auf Platz 4. Sie sind lästig und aufwendig, aber relativ selten.
Scope definieren(10 Minuten)
Nehmt den Prozess mit der höchsten Priorität. Schreibt den Start („Rechnung versenden“) und das Ende („Zahlung eingegangen“) auf je eine Sticky Note und hängt sie links und rechts an den Rand eures Boards. Gibt es mehrere mögliche Enden, hängt ihr ein weiteres Sticky Note rechts auf („Zahlung verspätet“). Lasst Ausnahmefälle wie „Kunde zahlungsunfähig“ weg, es geht nur um die häufigsten Fälle.
Schritte ergänzen(10 Minuten)
Besprecht, welche Schritte zwischen Start und Ende passieren. Schreibt jeden Schritt auf eine eigene Sticky Note, hängt sie der Reihe nach zwischen Start und Ende auf und verbindet sie mit Linien. Beispiel: „Rechnung erstellen“, „Rechnung senden“, „Zahlungseingang prüfen“.
Gibt es verschiedene Verläufe, baut Abzweigungen ein. Wenn ihr unsicher seid, ob ein Schritt dazugehört, hängt ihn trotzdem auf. Im nächsten Schritt schaut ihr gemeinsam drüber und besprecht den Prozess.
Prozess durchspielen(10 Minuten)
Verteilt vorab die folgenden Rollen und geht sie für jeden Prozessschritt reihum durch, bevor ihr zum nächsten weitergeht. Setzt pro Prozess einen Timer auf 10 Minuten und vermeidet längere Diskussionen.
Organisator: Aktualisiert und ergänzt fehlende Schritte, einzige Person am Board.
Rolle 1: Die Person, die den Prozess im Alltag am besten kennt, spielt ihn anhand konkreter Fälle durch.
Rolle 2: Schätzt, wie viele Stunden dieser Schritt im Durchschnitt pro Person pro Woche braucht.
Rolle 3: Achtet auf Stellen, an denen die Verantwortung übergeben wird, jemand auf etwas wartet oder zusätzliche Personen einbezogen werden.
Rolle 4: Denkt aus Kundensicht. Wo entstehen die grössten Vertrauensschäden?
Habt ihr weniger Teilnehmer, kann eine Person Organisator und Rolle 1 übernehmen, eine weitere Rollen 2 und 3, eine weitere Rolle 4.
Wo starten?(15 Minuten)
Zum Abschluss geht ihr die Prozesslandkarte durch und markiert Schritte, die:
- viel Zeit brauchen
- immer gleich ablaufen, ohne individuelle Überlegung
- einen Übergang darstellen
- keinen erheblichen Schaden beim Kunden anrichten, wenn etwas schief läuft
Wählt zwei bis drei Kandidaten aus bei denen ihr euch wohl fühlt und notiert kurz, warum diese gut passen. Ein guter Kandidat wäre zum Beispiel „Zahlungseingang prüfen“: er passiert täglich, läuft immer gleich ab und braucht kein Ermessen, das kann man relativ einfach automatisieren. „Mahnung formulieren“ dagegen braucht Kontext und Fingerspitzengefühl.
Gratulation
Ihr habt den Workshop erfolgreich abgeschlossen.
Jetzt habt ihr euch einen Kaffee oder Tee verdient.
Tipps
- Lade 3–4 Personen ein, welche die Prozesse aus verschiedenen Rollen kennen. Wer alleine beschreibt, baut blinde Flecken ein.
- Bleib beim Ist-Prozess. Teams beschreiben instinktiv, wie der Prozess laufen sollte. Die hilfreiche Gegenfrage: „Passiert das so, oder wäre das der eigentliche Plan?“
- Klebe eine Sticky Note „Parkplatz“ an die Wand und sammle dort alle Ideen und Einwände, die gerade nicht zum Prozess gehören. So bleibt der Workshop fokussiert. Am Ende schaut ihr den Parkplatz durch und notiert, was noch offen geblieben ist.
- Wenn jemand den Scope erweitern möchte: Schreib diesen Prozess auf eine Sticky Note und hänge sie zu den anderen Prozessen aus Schritt 2. Einen Prozess fertig machen, dann den nächsten starten.
- Plant pro Schritt maximal ein bis zwei Minuten ein. Stockt die Diskussion nach fünf Minuten noch, ist der Scope zu groß. Am Ende wählt ihr nur zwei bis drei Kandidaten aus. Diese Karte ist kein vollständiges Prozesshandbuch, sondern eine Erkundung, wo ihr mit Automatisierung beginnen könnt.
Workshop-Checkliste
Vorbereitung
Fokus festgelegt: mehrere Prozesse aus grosser Flughöhe oder ein Geschäftsbereich
Personen eingeladen, die täglich im Bereich arbeiten — nicht nur Vorgesetzte
Whiteboard mit Sticky Notes oder digitales Board bereit
Fokus in zwei Sätzen auf dem Board notiert
Prozesse sammeln & priorisieren
Alle Teilnehmer haben Prozesse auf Sticky Notes geschrieben (Ziel: 5 pro Person)
Sticky Notes gruppiert, Doppelungen übereinandergehängt
Prozesse in Reihenfolge nummeriert
Prozess mappen
Scope definiert: Start und Ende auf je einer Sticky Note
Alle Schritte zwischen Start und Ende ergänzt und verbunden
Rollen verteilt: Organisator + Rollen 1–4
Prozess reihum durchgespielt (Timer: 10 Minuten)
Auswertung
Zwei bis drei Automatisierungskandidaten markiert
Für jeden Kandidaten notiert, warum er sich eignet
Parkplatz durchgeschaut, offene Punkte notiert
Nächste Schritte besprochen: Anforderungen pro Kandidat erarbeiten
So geht’s weiter
Erarbeitet im Anschluss an den Workshop für jeden Kandidaten die genauen Anforderungen:
- was genau automatisiert werden soll
- welche Daten bestehen
- was rein- und rausfliesst
- was auf keinen Fall schiefgehen darf.
Nehmt euch für diese Anforderungen genug Zeit.
Sie sind das Fundament für die nächsten Jahre.
Danach könnt ihr mit diesen klaren Anforderungen eine Shortliste passender Tools erstellen und das richtige wählen.
Unterstützung gewünscht?
Wir bieten den Laica Anforderungscheck an, bei dem wir eure Anforderungen prüfen, bevor ihr in die Produktauswahl geht. So vermeidet ihr teure Fehlinvestitionen in das falsche Tool.
Und falls du diesen Workshop nicht alleine durchführen möchtest: Ein Laica-Experte moderiert den Workshop mit euch und überführt die Ergebnisse direkt in umsetzbare Anforderungen.